Doppelte Buchhaltung in der Schweiz

Die doppelte Buchhaltung heisst nicht so, weil man die Buchhaltung 2x führen muss und dadurch auch doppelten Aufwand hat. Nein. Es bedeutet lediglich, dass bei einer Buchung immer 2 Konten erfasst werden. Eines im Soll und das andere im Haben. Das hat einen grossen Vorteil gegenüber der einfachen Buchhaltung. Denn bei der einfachen Buchhaltung wird nur vermerkt, dass sie Geld eingenommen oder ausgegeben haben. Sei das nun in Bar oder auf einem Bankkonto. Analog zu einer «Milchbüechli-Rechnung» kann aus der einfachen Buchhaltung nur herausgelesen werden, ob ein Gewinn oder Verlust resultiert. Da bei der doppelten Buchhaltung (auch kaufmännische Buchhaltung genannt) bei jedem Geschäftsvorgang zwei Konten angesprochen werden, erhält man nebst der Angabe zu Gewinn oder Verlust viele wichtige Zusatzinformationen. So sehen Sie auf den Tag genau, wieviel Geld Ihnen zur Verfügung steht, welcher Betrag Ihnen die Kunden aus noch offenen Rechnungen schuldig sind, wie hoch Ihr Warenvorrat ist, den Wert Ihrer Fahrzeuge, Maschinen und vieles mehr. Im Weiteren wird auch dargestellt, wie Sie finanziert sind, also wie sich Ihr Eigenkapital und Fremdkapital zusammensetzen.

Beispiel
Sie tanken Ihr Firmenauto und bezahlen CHF 52.50 in Bar.
Das Fibu*-Konto 1000 ("Kasse") wird für Bargeldtransaktionen verwendet und als Gegenkonto verwenden wir 6210 ("Benzin / Diesel Fahrzeuge").

Sie buchen also CHF 52.50, wählen das Konto 1000 im Haben und Konto 6210 im Soll.

Indem Sie die CHF 52.50 auf der Haben-Seite auf das Konto 1000 buchen, zeigen Sie an, dass der Kasse Geld entnommen wurde (wäre die Buchung auf der Soll-Seite, würden Sie eine Bar-Einnahme verbuchen).
Weil es sich um eine Doppelte Buchhaltung handelt, reicht es nicht anzugeben, dass der Kasse (Konto 1000) Geld entnommen wurde. Zusätzlich muss mit einem Gegenkonto angegeben werden, wozu das Geld verwendet wurde. Hier ist es das Gegenkonto 6210 auf das immer dann gebucht wird, wenn Sie tanken gehen.
Ein geübter Buchhalter benötigt in diesem Beispiel nicht mal den Buchungstext um zu wissen, um welche Art von Transaktion es sich handelt. Er sieht schon anhand der beiden verwendeten Fibu-Konten und der Soll-/Haben-Seite, dass der Kasse Geld entnommen wurde (Konto 1000 im Haben) und damit getankt wurde (Gegenkonto 6210 im Soll).
(* Fibu = Finanzbuchhaltung)

Hier noch ein kleiner Tipp: Pesaris hat eine Online-Abfrage zum Finden eines geeigneten Kontos für Ihre Buchung entwickelt. Geben Sie dort z.B. "Benzin" ein und Sie erhalten einen Vorschlag auf welches Fibu-Konto Sie die Ausgaben buchen können.

Wer eine Buchhaltung auf diese Weise führt, der kann zahllose Informationen aus den Buchungen herauslesen und die Daten für statistische Zwecke, für Budgets, etc. verwenden. Im obigen Beispiel können Sie sich Ende Jahr die Summe (oder den Saldo) vom Konto 6210 anzeigen lassen und Sie wissen wieviel Geld Sie im betreffenden Jahr zum Tanken ausgegeben haben. Diese Zahl wiederum können Sie für das Budget des Folgejahres verwenden.
Die doppelte Buchhaltung ist deshalb nicht einfach nur eine lästige Pflicht, sondern – im Gegenteil – ein unerlässliches Hilfsmittel zur professionellen Führung eines Unternehmens. Auch wenn nicht alle Firmen dazu verpflichtet sind, empfehlen wir trotzdem in jedem Fall zur doppelten Buchführung. Sie vermeiden damit in der Regel auch Probleme mit der Steuerverwaltung, welche teilweises eine doppelte Buchführung auch von Firmen erwartet, die per Gesetzt nicht dazu verpflichtet wären. Das online Buchhaltungsprogramm Pesaris unterstützt Sie bei der doppelten Buchhaltung. Es wurde so konzipiert, dass Sie ohne spezielle Kenntnisse eine korrekte Buchhaltung erstellen können.