Sie müssen eine Lohnabrechnung schreiben und suchen deshalb eine geeignete Vorlage aus dem Internet?
Muster und Arbeitshilfen aus dem Internet sind sehr beliebt und je nach Anwendungszweck auch eine gute Alternative. Auf dieser Seite erfahren Sie zum Thema Lohnabrechnung Vorlage folgendes:
Wenn Sie in Google «Lohnabrechnung Vorlage Schweiz» eingeben, erhalten Sie über 34'000 Ergebnisse. Darunter findet sich eine Vielzahl von Excel-, Word und PDF-Vorlagen. Da es meistens eilt, ist die Verlockung
gross, eines dieser Muster zu verwenden.
Als erfahrene Treuhänder beobachten wir in der Praxis viele Probleme, welche Kleinfirmen und KMU’s im Zusammenhang mit Vorlagen entstehen.
Die häufigsten Gründe gegen eine Vorlage für Lohnabrechnungen haben wir hier für Sie zusammengefasst:
Die gesetzlichen Lohnabzüge in der Schweiz (z.B. AHV-Abzug oder ALV-Abzug) ändern sich immer wieder. Dies führt dazu, dass bestehende Vorlagen nicht mehr korrekt sind. Zudem hat jede Firma aufgrund von
individuellen Versicherungsverträgen firmenspezifische Abzüge, die speziell berücksichtigt werden müssen.
Hinzu kommen Spezialbestimmungen für Beschäftigungen von Rentnern (Freibeträge) oder ausländischen Arbeitnehmern (Quellensteuer).
Das Thema Löhne ist sehr sensibel. Aus diesem Grund bedeuten falsche Lohnabzüge nicht nur falsche Lohnabrechnung und Lohnzahlungen, sondern führen früher oder später zu Problemen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Behörden.
Viele Vorlagen basieren auf Excel und enthalten Verknüpfungen und Formeln, damit die Berechnung möglichst automatisch erfolgt. So vorteilhaft Excelformeln sind, so anfällig sind diese aber auch.
Leider sehen wir sehr häufig, dass durch unbeabsichtigte Eingaben Verknüpfungen gebrochen werden oder Berechnungen mit Formeln nicht mehr korrekt funktionieren.
Bei Word-Vorlagen fehlen Formeln in der Regel komplett und Sie müssen alle Berechnungen selber von Hand machen, was sehr häufig zu Fehlern führt.
Dadurch entstehen falsche Zahlen und Resultate und letztendlich wird dem Mitarbeiter ein falscher Lohn ausbezahlt.
Nachdem Sie mit einer Vorlage für Lohnabrechnungen die Löhne erstellt haben, ist der Arbeitsprozess natürlich noch nicht beendet. Das wichtigste Element fehlt noch: Nämlich das Auszahlen der Löhne an die
Mitarbeiter.
Leider beobachten wir immer wieder, dass beim manuellen Auszahlen des Nettolohns Tippfehler (z.B. Zahlendreher) passieren und deshalb ein falscher Lohn ausbezahlt wird. Häufig wird dies erst Monate später bemerkt. Es liegt
auf der Hand, dass es aus Sicht des Arbeitgebers sehr unangenehm ist, wenn derartige Korrekturen gegenüber dem Angestellten bereinigt werden müssen. Hinzu kommt, dass der verursachte Mehraufwand ineffizient ist.
Mit einer einfachen Lohnbuchhaltungssoftware können Sie heutzutage die Lohnzahlungen ins E-Banking übertragen. Auf dieser Art sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern können sicher sein, dass die Auszahlung mit dem Betrag
auf der Lohnabrechnung übereinstimmt.
Nach dem Jahreswechsel gibt es für den Lohnverantwortlichen jeweils Extraarbeiten zu erledigen. Innert einer Frist von 30 Tagen ab Jahresbeginn müssen folgende Lohndeklarationen eingereicht werden:
Mit den Lohnabrechnungsvorlagen, welche das ganze Jahr über verwendet wurden, können Ende Jahr keine Lohndeklarationen erstellt werden. In mühsamer Arbeit werden meist von Hand alle Löhne pro Mitarbeiter
zusammengezählt und in die Deklarationen übertragen. Häufig werden diese Arbeiten auch einem Treuhänder übergeben, welcher diese Fleissarbeit zu einem Stundenhonorar (im Durchschnitt CHF 90.- bis 150.- pro Std.) verrechnet.
Letztendlich haben Sie mit der Vorlage aus dem Internet keine Zeit gewonnen, sondern einen höheren Arbeitsaufwand bzw. unnötige Treuhandkosten, die Sie bezahlen müssen.
Ebenfalls zum Jahresbeginn sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, sämtlichen Angestellten einen Lohnausweis auszustellen. Der Schweizer Lohnausweis ist ein wichtiges Dokument für die Steuerbehörden,
weshalb dieser nach Gesetz eine Urkunde darstellt und dafür ein spezielles Formular vorgesehen ist.
Mit einer Vorlage für Lohnabrechnungen können Sie Ende Jahr keinen Lohnausweis auf dem Formular drucken. Häufig wird dann im Internet wieder nach einer Vorlage für den Lohnausweis gesucht. Danach müssen wieder sämtliche
Löhne pro Mitarbeiter zusammengezählt und von Hand auf das Lohnausweisformular eingetragen werden.
Nebst viel Zeitaufwand oder unnötigen Kosten für den Treuhänder können beim Addieren und Übertragen leicht Fehler passieren. Dies führt zu einem fehlerhaften Lohnausweis und somit Gefahr einer gesetzlich strafbaren
Falschbeurkundung!
Arbeitgeberkontrollen werden insbesondere durch die Ausgleichskassen (AHV) und der SUVA vorgenommen. Bei kleineren Firmen erhalten Sie in der Regel alle 3-5 Jahre Besuch vom Revisor. Dieser hat die Aufgabe, die Lohnbuchhaltung zu prüfen und nimmt deshalb Einsicht in alle Belege der Löhne und Buchhaltung.
Stellt der Revisor Fehler in den Lohnabrechnungen fest, werden diese korrigiert und fehlende AHV/ALV- bzw. SUVA-Beiträge müssen nachgezahlt werden inkl. Verzugszinsen. Wir stellen fest, dass das Risiko von Aufrechnungen
bei Firmen, welche die Löhne mit Vorlagen erstellt haben leider sehr gross ist. Auch die AHV-Revisoren wissen dies und schauen deshalb bei diesen Unternehmen jeweils sehr genau hin.
Die Folge sind unerwartete Mehrkosten infolge der Nachzahlungen sowie gesetzliche Verzugszinsen.
Eine Lohnabrechnung kann auf verschieden Arten erstellt werden. Vorlagen für die Lohnabrechnung finden sich häufig in der Form von Word- oder Excel-Dateien. Diese haben den Vorteil, dass Sie ein einfaches
Arbeitsmittel sind und vorgängig das Ziel «Schreiben der Lohnabrechnung» erfüllen. Eine Lohnbuchhaltungssoftware
bietet mehr Möglichkeiten als «nur» das Erstellen einer Lohnabrechnung. Das Programm verwaltet sämtliche Personal- und Lohndaten und ist in der Lage diese auf vielfältige Weise auszuwerten.
In der untenstehenden Tabelle finden Sie gängige Aufgaben der Lohnadministration. Gewisse können mit Word oder Excel gelöst werden aber nicht alle. Hier ein Vergleich zwischen den verschiedenen Tools:
| Aufgaben | Excel | Word | Lohnsoftware | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lohnabrechnung schreiben | ||||||
| Automatisierte Berechnungen des Brutto- und Nettolohns | ||||||
| Automatisierte Berechnung von Ferienentschädigungen, 13. Monatslohn etc. | ||||||
| Automatische Berücksichtigung der AHV-Pflicht (z.B. Jugendliche oder Rentner) | ||||||
| Integrierte Kinder- und Ausbildungszulagen aller Kantone | ||||||
| Abrechnung der Quellensteuer anhand hinterlegter Tarife | ||||||
| Separate Berechnung von Lohnbasen (z.B. AHV, UVG, KTG) | ||||||
| Übertragung der Lohnzahlungen ins E-Banking | ||||||
| Pflege von Firmen- und Personalstammdaten | ||||||
| Automatischer Höchstlohnausgleich | ||||||
| Integrierte Jahreslohndeklarationen für AHV, UVG (SUVA), KTG, BVG | ||||||
| Integrierter Lohnausweis auf offiziellem Formular |
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Mit einer Lohnbuchhaltungssoftware wie Pesaris LOHN erstellen Sie die Lohnabrechnungen einfach und schnell.
Lohnadministration online
Einfach zu bedienende Lohnsoftware ohne vorgängige Installation. Sie benötigen nur einen Windows-PC oder Apple-Mac mit Internetzugang und können vom Büro oder zu Hause auf die Lohnadministration zugreifen. Dank dem kostenlosen Support erhalten Sie jederzeit unkompliziert Unterstützung bei Fragen.
Gesetzliche Abzüge
Sämtliche gesetzlichen Vorschriften und Abzüge sind integriert von A wie AHV bis U wie UVG. Mit einem Mausklick generieren Sie am Jahresende direkt die Lohndeklarationen und können so einfach und korrekt mit den Sozialversicherungen abrechnen.
Einbindung der Buchhaltung
Ihre Buchhaltung bleibt immer aktuell dank der automatischen Verbuchung der Löhne in die Finanzbuchhaltung bzw. dem detaillierten Buchungsbeleg für Ihren externen Treuhänder. Bei Bedarf geben Sie Ihrem Treuhänder einfach Zugriff auf Lohnadministration.
Automatische Berechnung
Sobald Sie eine Position auf der Lohnabrechnung erfassen oder eine Anpassung vornehmen, wird die Berechnung des Lohns automatisch ausgeführt. Alle Daten werden laufend gespeichert und mit Backups zusätzlich gesichert. Sämtliche Berechnungen sind hundertfach getestet und zertifiziert worden.
Mehr Zeit für Ihr Business
Automatischer Vortrag der Lohndaten in den nächsten Monat, Anbindung des E-Bankings für den monatlichen Zahlungslauf, Zugriff auf die Daten für den Treuhänder und integrierte Lohndeklarationen und Lohnausweis sorgen dafür, dass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Weniger Kosten
Dank der Softwareunterstützung und den geprüften Lohnberechnungen werden Fehler reduziert. Als Resultat profitieren Sie von tieferen Treuhandkosten und senken das Risiko von teuren Aufrechnungen bei einer Lohnbuchkontrolle.
Wie Sie Ihre Lohnabrechnungen online erstellen können, lesen Sie hier
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