6 Tipps für das Erstellen der monatlichen Lohnabrechnungen

1. Planen Sie den nächsten Lohnlauf

Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital, das Ihre Firma hat. Unzufriedene Mitarbeiter kann sich daher kein Unternehmen leisten.
Planen Sie deshalb jeweils den nächsten Lohnlauf und setzen Sie in Ihrem Kalender einen Termin, z.B. jeweils am 23. jeden Monats. Dadurch verhindern Sie, dass Sie gegen Ende des Monats jeweils in Stress kommen und nebst Kundenterminen, Absenzen etc. noch die Lohnadministration reinquetschen müssen. Am besten blockieren Sie einen halben bis einen ganzen Tag (je nach Anzahl Mitarbeiter). Auch wenn Sie (evtl. dank den weiteren Tipps) nicht so lange benötigen, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie nicht unter Zeitdruck geraten, da dadurch meist unnötige und teure Fehler entstehen.

2. Ordnung ist das halbe Leben

Oder in diesem Falle «die halbe Lohnbuchhaltung»! Es liegt zwar auf der Hand, dennoch sind die Arbeitsverträge, Stundenrapporte, Personalunterlagen etc. leider häufig nicht sauber und mit System abgelegt. Je kleiner die Verhältnisse desto mehr Administration muss der Chef / die Chefin nebst dem fordernden Tagesgeschäft erledigen, sodass die Ablage meist zu kurz kommt.
Wo habe ich den Stundenrapport von Frau Meier? Wie hoch ist der Pensionskassenabzug des neuen Mitarbeiters? Wie lange darf ich die Kinderzulage für Hans Muster noch auszahlen? Diese und viele weitere Fragen führen zu erheblichem Mehraufwand und kosten Sie eine Menge Zeit. Mit dem richtigen System ist es aber einfach Ordnung herzustellen und damit die Lohnadminstration effizient zu erledigen.

3. Prüfen Sie, ob Sie einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) unterstellt sind

Der Gesamtarbeitsvertrag ist ein Vertrag, welcher in der Regel zwischen branchenspezifischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbänden ausgehandelt wird und die Arbeitsbedingungen innerhalb dieser Branche regelt.
Ein GAV oder Teile davon werden dabei vom Bundesrat häufig für allgemeinverbindlich erklärt. Dies bedeutet, dass jeder Betrieb dem GAV unterliegt unabhängig davon, ob die Firma einem Branchenverband angeschlossen ist oder nicht.
Zu den wichtigsten Bestimmungen, welche in einem GAV geregelt sind, gehören:

Eine Übersicht der für Allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsvertragen finden Sie hier.

Prüfen Sie deshalb genau, ob Sie einem GAV unterliegen. Nebst den oben aufgezählten Bestimmungen müssen Sie unter Umständen Vollzugs- und/oder Weiterbildungskostenbeiträge bezahlen bzw. Ihren Mitarbeitern vom Lohn abziehen. Die Arbeitgeber können mit oder ohne Voranmeldung kontrolliert werden (z.B. Baustellenkontrolle) und werden bei Feststellung von Verstössen mit empfindlichen Bussen sanktioniert.

4. Vorsicht bei Lohnabrechnungsvorlagen aus dem Internet

Es finden sich Dutzende von Vorlagen für die Lohnabrechnung im Internet. Aber Vorsicht! Sie möchten eigentliche eine ideale Grundlage für das Schreiben der Lohnabrechnung haben, holen sich damit aber erfahrungsgemäss die grösste Fehlerquelle ins Haus.
Dies sind die häufigsten Probleme, die wir im Zusammenhang mit Vorlagen aus dem Internet beobachten:

5. Selber machen oder dem Profi abgeben?

Beim Thema Lohn gilt es diverse gesetzliche Grundlagen zu kennen und diese korrekt umzusetzen. Der Lohnausweis am Jahresende hat sogar Urkundenstatus. Wägen Sie daher im Vorfeld ab, ob Sie die Lohnabrechnungen selber erstellen möchten oder diese Arbeit einem Profi übergeben. Es gibt dafür keine allgemein gültige Grundregel. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Entscheiden Sie sich dafür, dass Sie die Löhne selber erstellen, dann empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall, dafür ein Lohnprogramm einzusetzen. Sie sparen damit Zeit und vermeiden vor allem die gängigen Fehlerquellen. Online-Lohnprogramme, wie z.B. Pesaris Lohn, sind speziell für die Bedürfnisse von Kleinfirmen und KMU’s ausgelegt und können dank der einfachen Bedienung ohne grossen Schulungsaufwand angewendet werden.

Wenn Sie die Lohnbuchhaltung auslagern, sollten Sie dafür einen Treuhänder beauftragen, der über viel Erfahrung im Abrechnen der Löhne verfügt. Auch hier gibt es mittlerweile Spezialisierungen am Markt. Spezielle Angebote, wie z.B. Pesaris Lohnservice, berücksichtigen die Bedürfnisse von Schweizer Klein- und KMU-Betrieben und bieten zu einem günstigen Fixpreis pro Lohnabrechnung sämtliche Dienstleistungen rund um das Abrechnen der Löhne an. Dank der grossen Erfahrung sparen Sie in der Regel dadurch eine Menge Geld pro Jahr, im Vergleich zu einem buchhalterisch ausgerichteten Treuhänder.

6. Denken Sie an die Quellensteuer bei ausländischen Mitarbeitern

Wenn Sie ausländische Mitarbeiter beschäftigen und diese nicht im Besitz der Aufenthaltsbewillig C sind, müssen Sie die Quellensteuer in Abzug bringen und mit der Steuerverwaltung abrechnen. Bei Grenzgängern ist unter Umständen ebenfalls Quellensteuer zu entrichten.

Melden Sie quellensteuerpflichtiges Personal bei der Steuerverwaltung an! Anmeldeformulare können Sie in aller Regel online bei den kantonalen Steuerverwaltungen herunterladen und ausfüllen.
Sie erhalten dann eine Mitteilung, zu welchem Tarif der Mitarbeiter abgerechnet werden muss. Details zu den verschiedenen Tarifen finden Sie hier.
Die Höhe der Quellensteuer ist abhängig vom Lohn des Angestellten und kann somit jeden Monat ändern. Anhand des Tarifs und des Monatslohns können Sie hier die Quellensteuer online berechnen.
Denken Sie auch daran, die vom Lohn abgezogene Quellensteuer mit der Steuerverwaltung abzurechnen und zu überweisen. Auch hier finden Sie in der Regel Abrechnungsformulare online bei der zuständigen Steuerverwaltung. Häufig erfolgt die Abrechnung quartalsweise.